Ao longo dos últimos anos temos observado que os níveis de estoque das empresas tem baixado vertiginosamente, muitas delas trabalhando no regime “just in time” (cujo objetivo é o de fornecer exatamente as peças necessárias, nas quantidades necessárias, no tempo necessário). Isso obriga as empresas a investir em tecnologias e procedimentos que assegurem a correta administração dos estoques.

A importância da logística para o estoque

Sem uma “aliança logística” entre as empresas, fica difícil manter o estoque baixo. Um exemplo de aliança é dos operadores logísticos que coletam produtos dos fornecedores. Isso possibilita aos clientes aproveitar o retorno do mercado transportando paletes e contenedores vazios.

Outros benefícios similares podem ser obtidos ligando os Centros de Distribuição (CD) com os fabricantes, de modo que os veículos que trabalham em um CD podem, após fazer as entregas de um grupo de produtos, coletar um outro grupo de produtos do CD para entregas regionais ou locais que são “pontos de trânsito”, para não voltarem vazios. Uma importante empresa de varejo, trabalhando dessa forma, aumentou a utilização dos veículos de 70% para 80%, com um efeito bastante significativo na lucratividade.

A seleção dos materiais das embalagens e seu projeto sofrem cada vez maiores pressões dos órgãos ambientais e também da legislação. As iniciativas dentro da logística incluem o maior uso de contenedores de trânsito modulares e retornáveis para movimentar produtos do ponto de produção até o cliente. As economias de custo através da introdução dos contenedores modulares e as receitas a serem ganhas na coleta de materiais recicláveis (recuperação de materiais de embalagens recicláveis), contribuem diretamente para a lucratividade. Essa logística de abastecimento deve se valer da tecnologia da informação e de montadores de sistemas de transporte, armazenagem e movimentação de materiais, prestando uma valiosa contribuição aos custos do serviço ao cliente, gerando vantagem competitiva.

O estoque nas empresas

O nível de estoque de matérias-primas mantido pelas empresas é determinado por muitos fatores: greve (estabilidade social do país), qualidade dos produtos comprados, taxa de rejeição de lotes de matérias-primas, confiabilidade dos meios de transporte, distância entre fornecedor e comprador, falta de flexibilidade da empresa em mudar de um processo para outro, etc.

Não são apenas os fatores da qualidade na empresa e em seus fornecedores que determinam o nível de estoques, mas eles podem, quando bem geridos, promover a sua redução substancial.

Portanto, o caminho para a redução de estoques é o desenvolvimento dos fornecedores e a garantia da qualidade das matérias-primas. Em seguida são sugeridas algumas práticas a serem seguidas pelo comprador e pelo fornecedor e que propiciam a redução dos estoques. A redução dos estoques é um efeito de um bom gerenciamento:

1. O comprador e o fornecedor devem conduzir um bom programa de controle de qualidade e quantidade (programação e controle de produção)

2. O comprador não deve mudar seu programa de produção muito freqüentemente

3. As encomendas que o comprador faz ao fornecedor devem ser claras e concisas. Especificações, plantas e os materiais que o comprador dá ao fornecedor devem ser manuseados de tal maneira que não se deixe espaço para erros.

4. Depois que uma encomenda é recebida, o fornecedor deve realizá-la de imediato. Quanto menor o “lead time” (tempo entre o recebimento da encomenda e a sua entrega), melhor.

5. O fornecedor deve ter um sistema de controle da produção para mudanças na programação da produção.

Uma empresa não pode ser competitiva de forma isolada, uma vez que ela faz parte de uma cadeia de compradores/fornecedores que tem como objetivo satisfazer as necessidades do consumidor.

O consumidor, ao comprar um produto de uma empresa, está na verdade comprando de uma “cadeia de empresas”. É necessário que todas busquem a máxima taxa de valor agregado, repassando ganhos de custo e qualidade de tal forma a formar uma “cadeia competitiva”.

Dicas práticas para a administração do estoque

Os estoques devem ser arrumados como em um estacionamento, onde todos os carros são eficientemente estacionados, de modo que qualquer um deles possa ser movimentado quando necessário. Outro exemplo é a biblioteca, onde os livros são organizados para serem achados no mais curto espaço de tempo possível. A organização do estoque é relativamente simples, desde que as três regras a seguir sejam cumpridas:

1. Defina um lugar para cada objeto – O primeiro passo é definir um lugar para os objetos. Evidentemente, é preciso utilizar alguns critérios para essa definição, pois sem critérios e padrões as pessoas jamais lembrarão onde estão os objetos, e por isso levarão mais tempo para pegá-los e guardá-los. Contudo, as possibilidades são muitas, e para escolher a melhor será necessário um estudo.

2. Defina como guardar os objetos – A segunda regra é definir como guardar os objetos. Essa regra é vital para o arranjo funcional. Os objetos devem ser guardados em locais onde possam ser facilmente encontrados e à mão. É preciso estocar tendo-se em mente a facilidade de recuperação. Exemplo: o desenho do contorno da ferramenta no quadro de ferramentas e o uso de cores diferentes evitam confusões.

3. Obedeça às regras de arrumação – A terceira regra é obedecer às regras. Isso significa colocar as coisas em seu devido lugar. Parece simples, se realmente for feito. O sucesso da organização e da arrumação dependerá de sua disposição em praticar. Ao mesmo tempo, o gerenciamento de estoque é importante para evitar a falta de peças e produtos. Sempre que fizermos uma arrumação no estoque, devemos nos lembrar dos seguintes pontos:

a) Demarcação dos corredores e sinais indicando a localização dos objetos – devemos traçar linhas retas e ângulos retos na elaboração do layout, pois o espaço é utilizado de forma mais eficiente e todos os objetos são colocados na mesma posição; as linhas retas são mais seguras, os objetos podem ser movimentados de forma mais rápida e eficiente;

b) Suportes, estantes e carrinhos de transporte – suportes e estantes são importantes para a arrumação, mas seu excesso pode virar um obstáculo. Não se deve permitir um excesso de estantes e suportes, uma vez que podemos pensar que temos espaço para tudo. Não devemos guardar mais que o necessário. Os carrinhos de transporte são meios usados para o transporte de objetos de um lugar para outro. Os objetos pesados são transportados por empilhadeiras ou guindastes, mas se usarmos apenas esses equipamentos, muitos objetos acabarão sendo transportados por pessoas.

c) Máquinas operatrizes e outras ferramentas – é importante que sejam organizadas para facilitar o uso e o acesso.

d) Lâminas e moldes – esses itens devem ser arrumados de modo que não sofram choques, quebras, ferrugem e sujeira.

e) Materiais e itens inacabados – no caso de materiais inacabados devemos definir locais específicos e a quantidade que lá deve ficar. Qualquer número acima do definido é demais, e devem ser feitos outros arranjos no caso de haver excedentes. É interessante utilizar o princípio do FIFO (“first in, first out” – o primeiro a entrar é o primeiro a sair). Evitar espaços mortos onde os objetos possam ser empilhados. Materiais em trânsito não devem sofrer danos ou receber rótulos errados e não podem ficar sujos. Deve-se definir espaços e contenedores especiais para peças com defeito. É boa idéia definir código de cores (vermelho, por exemplo) para esses lugares e rotulá-los de forma clara, para que não haja mal-entendidos. E os contenedores devem ser pequenos, de modo a ficarem logo cheios e atrair a atenção.

f) Itens de reserva – Deve-se saber com exatidão a quantidade necessária e quando está na hora de fazer o pedido novamente. Prestar atenção à manutenção dos componentes, verificar choques ou arranhões, ferrugem ou sujeira. Por exemplo, circuitos impressos (eletrônicos) e afins devem ser acondicionados de forma a não esbarrarem uns nos outros e não acumularem pó e sujeira. Muitos necessitam ser estocados em local seco e refrigerado.

g) Óleos – os óleos precisam ser considerados com relação a incêndios, poluição e segurança. Evitar a contaminação dos óleos com matérias estranhas. Combine os tipos de óleos usados e reduza o número de tipos. Facilite a colocação de óleos nas máquinas, através de equipamentos adequados (como funis de bicos compridos etc).

h) Dispositivos de instrumentação e medição – Esses itens devem ser precisos, do contrário são inúteis. Deve-se garantir que não sejam danificados ou sujos. Se um instrumento de medição apresentar problemas, todo o processo estará com problemas. As vistorias e aferições devem ser freqüentes e isso deve ser registrado (rotulado).

i) Itens de grande porte – Deve-se definir espaço para estocagem e meio de transporte para cada item em si. Crie anteparos de segurança e ferramentas de limpeza para cada equipamento em especial.

j) Itens e bens fungíveis de pequeno porte – Como se trata de materiais do dia-a-dia, deve-se criar procedimentos simplificados de pedidos. As caixas de suprimentos, onde esses itens são estocados devem ser mantidas 80% cheias, com uma linha clara indicando onde parar, para que não caiam ou se percam. Colocar tampas nos contenedores. Certos itens devem ser fornecidos à linha de montagem em conjuntos, como molas, arruelas, gaxetas, pois algumas peças são difíceis de pegar e fáceis de sujar, deformar ou quebrar. Fornecer em conjunto também diminui a probabilidade de que se esqueça de alguma coisa.

l) Avisos e recursos visuais – O uso de avisos, cartazes ou sinais deve obedecer a algumas regras:

Não os coloque em qualquer lugar, defina lugares especiais e use-os sempre, não deixe de indicar o tempo que ficarão afixados. Nada deve ser afixado sem uma indicação de quando será retirado, retirar a fita adesiva da parede, sem danificá-la.

Os avisos, cartazes e sinais devem ser alinhados pelo topo, para que dêem a impressão de arrumação.

A administração do estoque trará mais resultados quando todos participarem e praticarem a engenhosidade em criar melhores meios de estocagem e controle.

Fonte: Matthias Rembert Reinold 
Especialista em gestão pela qualidade total (T.Q.C.)

- Elimine a palavra “problema” de seu vocabulário

- Empregue frases alternativas quando quiser obter alguma coisa

- Trabalhe a sua voz, para que ela seja suave e agradável

- Não se esqueça de sorrir

- Substitua as expressões negativas por formulações positivas

- Empregue palavras positivas e fortes

- Evite os fatores limitadores ou inibidores

- Procure as soluções e não as causas

- Pratique o raciocínio motivador:

O que eu quero obter?

Quando quero obtê-lo?

Quais são os meios e recursos de que disponho?

Como saberei que obtive o resultado pretendido?

Em que estado de espírito estarei quando tiver conseguido o que quero?

Fonte: Extraído do livro “Saber se motivar na vida e no trabalho”. Editora Larousse. Brigitte Bouillerce e Françoise Rousseau

Dentro de uma empresa existem vários fatores que contribuem para nosso bem estar ou não. Em seguida estão listados alguns classificados pelo Paulo Gaudêncio (no seu livro Man at Work) como dignificantes ou “coisificantes’.

Os fatores dignificantes  

Estímulo à colaboração

Que vençam todos!

Valorização do trabalho individual e em equipe

Conflito entre idéias

Vale o acordo ganha-ganha

Todos pensam e executam

Chefe que remove os obstáculos à motivação

O que aprendemos com este erro?

Melhorar continuamente

Medir para melhorar

Cada um se avalia

Cada um se controla

Clima de confiança

Medições por critérios estatísticos

Chefe que constrói competências

Ênfase em um conjunto de critérios de excelência

Ganhos de produtividade por crescimento do negócio

Controle dos processos

Processos confiáveis

Redução contínua de defeitos

O cliente reconhece quando vê

Trabalhar para o cliente

Promoção por critérios grupais

Sanções por critérios do grupo

Agressivo é quem inova

Orgulho do que se é

Troca honesta de feedback

Elogio faz o empregado relaxar

Trabalhar proporciona realização

Prevalece o coletivismo

Amizade e trabalho se completam

Liberdade de ir e vir

Transparência dos resultados da empresa

Transparência nas decisões

Idéias são bem vindas

Políticas claras e obedecidas

Compartilhar sentimentos

Respeito à unicidade do indivíduo

Todos têm a oportunidade de se desenvolver

Sentimento de troca justa

Oba, vai mudar!

Informar para o bem da organização

Usar livremente os canais de comunicação informais

Ajude e peça ajuda

Fazer porque acredita

Normas definidas e melhoradas por quem vai segui-las

Respeitar a norma porque compreende e acredita

Utilizar o poder de influenciar

Visão de futuro desafiante

Trabalhos de curto e longo prazos

Saber o valor do trabalho para a empresa e a sociedade

Trabalho desafiante

Orgulho pela imagem da empresa

Os fatores coisificantes

Estímulo à competição

Que vençam os melhores!

Ênfase no trabalho individual

Conflito entre pessoas

Vale a lei do mais forte

Uns pensam, outros executam

Chefe que motiva

Cadê o culpado?

Fazer certo da primeira vez

Medir para premiar e punir

O chefe avalia todos

Controle policialesco

Revistas, cartão de ponto...

Medições no achismo

Chefe que usa competências

Ênfase na redução de custos e no lucro

Ganhos de produtividade por demissões

Controle dos resultados

Inspecionar tudo

Zero defeito

Eu sei o que o cliente quer

Trabalhar para o chefe

Promoção de quem faz política

Sanções por critério do chefe

Agressivo é quem aparece

Orgulho do que tem

Criticar pelas costas

Elogio realimenta o orgulho

Trabalhar é doloroso

Prevalece o individualismo

Não misturar amizade e trabalho

Locais não permitidos

Divulgação dos maus resultados

Decisões veiculadas pela rádio peão

Isto já foi tentado antes

Política exibida para negar e ignorada para proporcionar

Esconder sentimentos

Despersonalização: sou mais um

Desenvolver os de alto potencial

Sentimento de estar sendo roubado

Ihh, vai mudar!

Informar o que convém

Obedecer aos canais estabelecidos

Não se meta com o que não é seu!

Fazer porque o chefe mandou

Normas impostas pela autoridade

Respeitar a norma por medo

Utilizar o poder de mandar

Falta de percepção a respeito do futuro

Viver apagando incêndio

Não compreensão da razão do trabalho

Trabalho monótono

Imagem ruim da empresa

Fonte: Extraído do livro MAN AT WORK de Paulo Gaudêncio

A auto-motivação gera excelência, que gera produtividade.

01. Não adianta ter o melhor equipamento do mundo, são necessárias pessoas talentosas operando, criando, inovando. Tendo a capacidade de assumir riscos, pois “querer é poder!” Acredite em si mesmo...

02. Deve-se acreditar no seu país também, amá-lo, para se obter o sucesso da empresa. E para esta ser bem sucedida utilize os recursos naturais, analise o potencial do mercado, estude as probabilidades.

03. Ame o seu trabalho, faça dele uma festa, trabalhe com prazer.

04. As pessoas querem chegar até o topo, mas tem certa preguiça de chegar até lá. Se você está lá, elas não querem se igualar, fazem você descer. Por isso motive-se diariamente para se manter.

05. Seja o mínimo possível um profissional papagaio e urubu, tenha sempre para si os valores de águia: seja rápido, reconheça esforços, resgate quem precisar de apoio, acompanhe, aprenda a agradecer...

06. Ame o seu cliente, tenha alegria ao recebê-lo.

07. Saiba que a vibração que você transmite, quando faz algo com o coração, se irradia por 3 metros, já quando faz com o cérebro está radiação é de apenas 30 cm.

08. Coloque amor no que faz. Ponha sentimento em tudo na sua vida, pois aí que a providência entra em ação e nada, nem ninguém vai te superar.

09. O crescimento é feito gradativamente, degrau por degrau e esteja sempre aberto a novas aprendizagens. Aprender sempre!

10. Use de um problema, com criatividade, para achar a solução.

11. Quem vence na vida é o motivado não o inteligente.

12. Um funcionário inteligente é como o gato, muito esperto, perspicaz e capaz, mas é preguiçoso, individualista, não vibra, não participa... seja um pouco gato.

13. O funcionário motivado é como o cachorro, persistente, é alegre, defende a empresa, conhece e reconhece o cliente, tem jogo de cintura, dá a vida pelo que faz, tem capacidade de perdoar... seja em grande parte cachorro.

14. Seja líder! Acredite, se comprometa, se supere.

15. LEMBRE-SE: PROCURE O TOPO!

E não esqueça que cada um pode ser melhor do que já é.

Fonte: Baseado nas palestras de Daniel Godri: “Motivando com criatividade”, por Tatiana Catarina Reinold