Quando os recursos (humanos, tecnológicos e materiais) disponíveis são insuficientes e inadequados para as metas propostas no tempo proposto ou quando os recursos disponíveis não estão sendo efetivamente utilizados, com a devida eficácia e eficiência, temos como conseqüência a sobrecarga de trabalho. Esta por sua vez transtorna o nosso equilíbrio e nos deixa ainda mais ineficientes. Como lidar quando sentimos que não estamos dando conta do trabalho?

Veja abaixo quinze ações práticas para eliminar ou reduzir a sobrecarga de trabalho.

01. Avalie se os recursos (humanos, tecnológicos e materiais) disponíveis são suficientes e adequados para as metas propostas no tempo proposto. Caso seja necessário, ajuste as metas, recursos e prazos.

02. Avalie se os recursos disponíveis estão sendo efetivamente utilizados com a devida eficácia e eficiência. Caso não estejam, tome providências corretivas.

03. Procure continuamente aperfeiçoar a capacitação dos funcionários no uso da nova tecnologia de informação e nos novos processos e sistemas.

04. Identifique as práticas e procedimentos que não condizem mais com a nova realidade da empresa e elimine-as. (Normalmente o passado desnecessário e inútil está presente nas nossas atuais práticas e procedimentos)

05. Simplifique formulários, relatórios e os sistemas de planejamento e controle.

06. Faça uma lista das situações e problemas repetitivos e rotineiros e estabeleça diretrizes e procedimentos padronizados para ação.

07. Amplie o grau de autonomia de seus funcionários, habilitando-os a tomarem decisões e ações nas suas áreas de atuação, reduzindo a necessidade de recorrer a você, isto é, dê-lhes "empowerment".

08. Encoraje e desenvolva melhor a comunicação e cooperação em toda a empresa. Estimule cada um a ajudar um ao outro e a se sentir responsável pelo resultado coletivo.

09. Desenvolva a proatividade (tomar iniciativa, assumir responsabilidades) a polivalência e a flexibilidade em cada um dos seus funcionários.

10. Mantenha suas metas e suas prioridades sempre em foco e controle os prazos e os pendentes.

11. Planeje o seu dia na véspera e avalie no final do dia o que fez e como poderia ter feito de forma melhor, mais simples e mais rápido.

12. Decida e aja mais rapidamente, evitando acúmulo de papéis e de pendentes na sua estação de trabalho. Mantenha a qualidade suficiente e necessária, sem o perfeccionismo que não agrega valor e só desperdiça tempo.

13. Procure melhorar sempre a sua motivação e autodisciplina.

14. Procure ver a sobrecarga como seu melhor mestre, e veja em cada obstáculo e dificuldade uma grande oportunidade de aprendizagem, de auto-aperfeiçoamento e superação.

15. Questione-se, freqüentemente: "Estou dando o tempo certo às coisas verdadeiramente importantes?"

Pausa para Reflexão: Quais as três práticas que poderão me ajudar a utilizar melhor os meus recursos e economizar esforços, tempo e energia?

Fonte: Capítulo 38 do Material de Leitura e Exercícios distribuído no Curso da TIMING "Administração do Tempo, Produtividade Pessoal e Eficácia no Trabalho", por Boris R. Drizin.

O líder:

a) De manhã cedo está pronto para o que der e vier

b) Planeja seu dia

c) Têm planos e metas muito claros. Usa o almoço para relaxar, ajudar colegas ou ler

d) Tenta descobrir porque determinada ação ou procedimento não está funcionando

e) Está sempre pronto para tomar decisões e resolver problemas

f) Assina e lê boletins e revistas que o ajudem em sua carreira profissional

g) Procura ganhar o respeito dos outros no dia-a-dia

h) Faz o que é melhor

i) Cuida da sua carreira

j) Investe seu dinheiro em crescimento profissional e pessoal e para aprimorar seu desempenho na empresa

O chefe:

a) De manhã cedo já está cansado

b) Apenas reage aos acontecimentos

c) Tem desculpas prontas. Usa o almoço para reclamar

d) Culpa os outros quando alguma coisa não está funcionando

e) Diz: “e o que você quer que eu faça?”

f) Acha que boletins e revistas profissionais são uma perda de tempo e dinheiro

g) Reclama por não ser respeitado

h) Faz o que os outros fazem

i) Tem medo de perder o emprego

j) Acha um absurdo gastar o que ganha em “coisas para o trabalho”

Fonte: Revista Liderança e Supervisão

Para que as grandes organizações consigam criar um cenário de sucesso, a diversidade pode ser considerada a matéria-prima essencial.

Algumas questões me mobilizam a explorar o potencial das equipes em diversos níveis hierárquicos em organizações com culturas ímpares e algumas das perguntas que costumo me fazer é: O que possui uma equipe que consegue altos índices de desempenho? O que faz uma equipe possuir estratégias eficazes e outras não? O que faz uma equipe criar, inovar e alcançar resultados surpreendentes e outras não?

A primeira resposta surge com a palavra diversidade, que pode ser interpretada como variedade, diferença, dessemelhança, oposição e contradição. Peter Drucker dizia que "a melhor maneira de prever o futuro é criá-lo". Hoje, para que as grandes organizações consigam criar esse cenário de sucesso, a diversidade pode ser considerada a matéria-prima essencial. Equipes multidisciplinares, formadas por profissionais que assumem papéis distintos ao longo de um dia de trabalho, são a base para uma empresa que deseja obter bons resultados.

Muito se fala em trabalho em equipe, mas já parou para pensar no momento em que ela nasce? Quando dois ou mais indivíduos, interdependentes e em interação, juntam-se visando a obtenção de um determinado objetivo temos o surgimento de uma equipe. Há décadas Henry Ford dizia: "Se duas pessoas pensam sempre exatamente iguais num time, uma delas é desnecessária", ou seja, precisamos ter pessoas diferentes trabalhando juntas para que se chegue ao êxito.

As equipes rumo ao topo, que possuem como objetivo atingir os melhores resultados possíveis em seus trabalhos, são formadas por indivíduos com conhecimentos, perfis comportamentais e expectativas das mais variadas. Nesse grupo surge uma figura muito importante, o líder aprendiz. Como um agente de desenvolvimento, esse profissional é aquele que prioriza o aprendizado individual e o desenvolvimento contínuo da equipe para o alcance das metas estratégicas.

Para isso, é imprescindível que ele tenha flexibilidade para atuar com a liderança situacional, ou seja, atuar com o estilo necessário de acordo com o momento da equipe e do estágio de desenvolvimento de cada membro.

Uma característica fundamental do líder aprendiz é saber fazer perguntas inteligentes, para aprender a lidar com o funcionamento complexo da equipe e das partes, ou seja, estimular os membros a trabalhar com a diversidade, utilizando a intuição, a criatividade, o conhecimento e o talento individual para o desenvolvimento em equipe.

Fonte: Portal Empreendedor, por Carlos Cruz

Atitudes simples podem resolver os problemas fazendo o trabalho render mais

Apesar do planejamento bem feito e das muitas horas de trabalho diário, o tempo nunca parece ser suficiente para muita gente. O consultor Christian Barbosa, especialista em administração de tempo, lista abaixo os 10 "ladrões de produtividade" e dá dicas de como lidar com eles:

01. E-mail 

Ficar com e-mail aberto o dia todo faz o nível de interrupções ficar intolerável, aumenta a ansiedade e a sensação de atividades por fazer. O consultor recomenda definir períodos para lidar com as mensagens, deixando a caixa de entrada fechada no restante do tempo.

02. Não ter clareza sobre o que fazer 

O que você precisa fazer primeiro? Você sabe pelo menos 80% do que deve ser feito em um dia de trabalho? Segundo Barbosa, se você não souber responder a essas perguntas, com certeza vai se perder em tarefas circunstanciais.

03. Estou em reunião 

Uma pesquisa feita pela empresa da qual Christian Barbosa é diretor, a Triad Consulting, demonstra que um terço das reuniões podem ser canceladas. O consultor recomenda: dieta de reuniões já! Quanto menos, melhor. Se tiver de fazer, seja objetivo, defina pontos de discussão e faça durar no máximo 2 horas.

04. Redes Sociais 

No ambiente de trabalho você usa Twitter, Facebook, Orkut? Ainda que sua empresa permita, controle a ansiedade de ficar conectado a essas redes enquanto desenvolve suas atividades. Utilize eventuais intervalos no dia ou o horário de almoço.

05. Falta de energia 

Você está cansado, sem pique e não consegue se concentrar? A falta de energia rouba muitas horas do dia e faz a pessoa surfar em atividades circunstanciais. Tenha hobbies, procure um médico e alimente-se em horários regulares.

06. Falta de foco 

Começa uma atividade e em pouco tempo salta para outras tarefas? Se a atividade for grande, tente dividi-la em pequenas partes. Feche qualquer outro software que não esteja usando, coloque o celular no silencioso e, se funcionar para você, ouça música.

07. Navegador cheio de favoritos 

Você abre seu navegador para entrar em um site, esbarra na lista de favoritos e começa a perambular por outros portais? Instale outro navegador e não importe os seus favoritos. No novo browser, com a lista de favoritos zerada, você perde a tentação de ficar navegando sem propósito.

08. Mensagens instantâneas 

Se em sua empresa é permitido usar MSN, gTalk, Wave, dentre outros, a regra é simples: está ocupado? Deixe seu status no modo invisível ou offline. Está tranqüilo? Fique ausente ou ocupado. Está com tempo para conversar? Fique disponível.

09. Interrupções 

Se muita gente interrompe você, pode ser porque sua comunicação não anda muito adequada. Faça uma revisão de como redige os emails, concede informações e delega atividades.

10. Tarefas imprevistas, convites inesperados e favores 

Que tal falar não de forma concreta, com base em planejamento e disponibilidade? Se muitas tarefas imprevistas surgem na sua rotina, é possível que o nível de planejamento não esteja adequado. Repare em quais dias da semana você tem mais imprevistos e utilize isso a seu favor.

Fonte: Portal Exame – 11/11/2009