Promover o trabalho em equipe

A empresa, quando trata o seu colaborador como um legítimo parceiro, trabalha em regime de simbiose - do grego symbiosis, que significa: vida em comum de dois organismos de espécies diferentes, na qual há benefícios recíprocos; vida em comum. Essa simbiose permite, por exemplo, que o colaborador possa ter um plano de assistência médica patrocinado pela empresa; que no seu local de trabalho exista um banheiro limpo e adequado às suas necessidades; que a empresa forneça refeições em seu restaurante; que o colaborador passe a ter participação nas decisões que o afetam; que seja tratado como gerente de seu processo, com autoridade sobre o mesmo e responsável pelos produtos/serviços que gera - não delegando esta responsabilidade ao “Controle de Qualidade” da empresa.

Educação e treinamento

A educação e treinamento permanentes dos funcionários - de forma contínua e planejada, devem ser os agentes de mudança da empresa, de modo que ela possa enfrentar uma economia globalizada e garantir a sua sobrevivência.

Todo programa de educação e treinamento deve ser baseado no lema “educar, treinar e fazer”. Se a educação e treinamento das pessoas demandam um esforço enorme, só deveremos fazê-lo quando diante de uma necessidade evidente proveniente de necessidades da empresa. E, baseado no fato de que é difícil educar e treinar e devemos manter na empresa as pessoas hábeis nas atividades necessárias à sobrevivência da mesma.

Implantação do “5S”

O significado dos “5S” é baseado nas iniciais de cinco palavras japonesas:

Seiri (Arrumação), Seiton (Ordenação), Seisoh (Limpeza), Seiketsu (Asseio) e Shitsuke (Auto-disciplina). O “5S” promove o aculturamento das pessoas a um ambiente sem desperdícios, organizado, limpo, higiênico e disciplinado, que são fatores muito importantes para uma elevada produtividade.

Planejamento - o Ciclo PDCA

Quanto mais complexo o processo, mais temos que efetuar o planejamento de modo formal, isto é, “registrá-lo no papel”. PDCA significa “Planejar”, “Executar”, “Checar” e “Agir Corretivamente”. A fase do Planejamento (P) é dividida na definição das metas e dos métodos (5W1H) para atingir as metas; a fase de Execução (D) divide-se na educação e treinamento das pessoas envolvidas e na execução da tarefa (deve-se então coletar dados); a fase de Verificação é necessária para comparar o planejado com o realizado, objetivamente, com base nos dados coletados e a fase da Ação Corretiva (A) é necessária para o estudo dos resultados gerais do esforço e correção nos produtos/serviços executados, retornando à fase de Planejamento.

Metas e métodos

As metas podem ser estabelecidas a partir de diretrizes da alta direção da empresa ou pelo próprio gerente. O estabelecimento de metas deve ser efetuado a partir da análise dos resultados do ano anterior. Então devem ser definidos os procedimentos (métodos) a serem seguidos para o cumprimento das metas.

Não adianta dizer para o pessoal que “nós temos que reduzir o desperdício de tal insumo ou que temos que melhorar a qualidade do produto X, pois há muitas reclamações!”. Nada de exortações! As decisões devem ser tomadas com base em fatos e dados e jamais no “achismo”. A meta estipulada deve ser numérica e o método (plano de ação) deve ser detalhado para que aumente a chance de acerto. O plano de ação é elaborado com base no “5W1H”: O QUE vai ser feito, QUEM vai fazer, PORQUE vai fazer, COMO vai fazer, ONDE vai fazer e QUANDO vai fazer.

Indicadores de desempenho

Empresas preocupadas em evoluir devem possuir indicadores de desempenho, sob a forma de itens de controle, que expressem de forma numérica, a evolução do processo. Estes itens de controle podem ser divididos em Qualidade, Custo, Moral, Atendimento e Segurança (Q, C, M, A, S). A melhor maneira de exprimir os resultados é através de gráficos de controle (que nos demonstram claramente, sem a necessidade de explicações desnecessárias). Devemos nos lembrar de que só controlamos aquilo que medimos. É como se fôssemos dirigir um automóvel sem atentar para os “indicadores”, como velocímetro, marcador de combustível, nível de óleo, água, líquido do radiador, pressão dos pneus etc. É desastre na certa!

Padronização

A padronização é necessária para assegurar a manutenção de um processo, ou seja, tornar previsíveis os seus resultados (produtos ou serviços). O Procedimento Operacional Padrão (P.O.P.) visa padronizar uma tarefa, de modo que todos executem a mesma tarefa, conduzindo-a da mesma maneira. É como se fosse uma receita de bolo, onde existe o bolo da Empresa Y e não o bolo do funcionário João, do José, da Maria etc...

Solução de problemas

Cada funcionário deve poder atacar as causas do problema e saber eliminá-las, já que é o dono de seu processo. Para isso, ele deve ser um exímio solucionador de problemas e treinado em métodos de solução de problemas (desde o método mais simples até o mais complexo). É praxe acontecer o contrário, onde apenas a chefia e alguns funcionários resolvem eliminar os problemas. É uma questão de cultura: se o cidadão joga toneladas de garrafas plásticas no esgoto e depois reclama da Prefeitura medidas para a eliminação de alagamentos, ele está apenas varrendo para longe de si um problema (grave) causado pela sua própria falta de iniciativa e cidadania.

Para a solução de problemas, é necessário que exista um contato sistemático entre o nível de comando e o nível operacional, pois segundo uma pesquisa realizada no Japão, dos problemas relacionados pelo pessoal de base de determinada empresa (100% dos problemas), somente 4% eram conhecidos pela alta administração, apenas 9% pelos gerentes e 74% pelas chefias imediatas.

Os momentos de crise sempre existirão; o que muda é a velocidade com que os eventos ocorrem. Para tanto, é imperativo que as empresas estejam preparadas para isto, investindo cada vez mais em seu capital mais precioso - a mão-de-obra - pois a máquina não substitui sentimentos e emoções!!!

Fonte: Matthias Rembert Reinold 
Especialista em gestão pela qualidade total (T.Q.C.)