Atualmente sofremos com a "falta de tempo" e acreditamos que a tecnologia (Internet, computadores pessoais, eletrodomésticos etc.) tornarão a nossa vida melhor e mais produtiva.

Isso não corresponde à realidade, já que muitas vezes nos tornamos escravos da tecnologia. As informações a seguir ajudam a reduzir o desperdício de tempo.

Princípios básicos

Podemos dividir a racionalização do tempo em quatro princípios básicos:

1. Princípio do objetivo: priorizar as atividades a serem feitas e separar determinado tempo para realizá-las.

2. Princípio da concentração: centralizar as suas forças no que está realizando no momento, não se distraindo com outras preocupações.

3. Princípio da proteção: assegurar que o tempo determinado para executar a tarefa não será interrompido.

4. Princípio do controle: não ultrapassar muito o tempo pré-determinado para realizar essa tarefa.

Interferências externas e internas que prejudicam o processo

•  Muita desorganização (mesa cheia, objetos guardados em locais inadequados etc.)
•  Indecisão e não finalização de tarefas começadas.
•  Sociabilidade excessiva e inabilidade em dizer não.
•  Mau uso do telefone.
•  Mau uso das reuniões. Encontros tornam-se improdutivos e desgastantes.
•  Alteração constante de ordens - em caso de chefia - ou prioridades estabelecidas.
•  Sobrecarga de trabalho.

Dicas para "economizar tempo"

•  Manter uma lista - ou agenda - priorizando as tarefas diárias. Ela deve conter dados sobre pessoas que deverão ser procuradas durante o dia.
•  Definir objetivos e resultados do dia.
•  Procurar cumprir as prioridades estabelecidas.
•  Realizar tarefas, se possível, em ordem decrescente de importância.
•  Procurar fazer as coisas uma vez só.

Principios benefícios

•  O trabalho fica mais rentável.
•  Os profissionais trabalham com mais disposição.
•  O resultado final do trabalho é muito melhor.

Uso do tempo - lista de verificação

Alguns fatores, como os listados abaixo, atuam como "devoradores de tempo":

•  Objetivos indefinidos
•  Informações inadequadas a respeito do que deve ser feito
•  Adiamento de decisões
•  Procrastinação
•  Não lhe informarem se você fez ou não a coisa certa
•  Trabalho de rotina
•  Excesso de leitura
•  Interrupções
•  O telefone
•  Não planejar o uso do tempo
•  Reuniões
•  Incompetência do pessoal com quem trabalha
•  Não delegar
•  Falta de autodisciplina
•  Visitas
•  Treinamento de equipe nova
•  Não estabelecer prioridades
•  Não dispor de quem o ajude
•  Correspondência sem importância (publicidade etc.)
•  Ocupar-se de coisas externas (sem ligação com o trabalho)
•  Arquivo mal organizado
•  Cansaço
•  Responder questionários
•  Formalidades sociais
•  Falta de concentração
•  Intervalos (para cafezinho e outros)
•  Informações ininteligíveis
•  Não ter quem o (a) secretarie
•  Burocracia
•  Excesso de dedicação a projetos de sua preferência
•  Tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo
•  Perda de controle (por supervisionar funcionários demais)
•  Desrespeito à sua autoridade (ignorarem-lhe as decisões)
•  Não conseguir dizer não
•  Falta de ânimo
•  Erros
•  Superestimar-se (achando que pode fazer mais do que é possível)
•  Problemas dos empregados
•  Não conseguir escutar os outros ou não ser escutado por eles
•  Atender assuntos urgentes, preterindo os importantes
•  Responsabilidades confusas
•  Falta de motivação da equipe
•  Falta de coordenação
•  Ficar à espera de decisões
•  Deficiência no acompanhamento e revisão de tarefas
•  Ocupar-se mais dos problemas que das oportunidades
•  Outros

Muitas vezes, pequenas ações corretivas no nosso dia-a-dia são suficientes para aproveitarmos melhor o tempo na nossa vida profissional e pessoal.

Fonte: Matthias Rembert Reinold
Especialista em gestão pela qualidade total (T.Q.C.)