Quando os recursos (humanos, tecnológicos e materiais) disponíveis são insuficientes e inadequados para as metas propostas no tempo proposto ou quando os recursos disponíveis não estão sendo efetivamente utilizados, com a devida eficácia e eficiência, temos como conseqüência a sobrecarga de trabalho. Esta por sua vez transtorna o nosso equilíbrio e nos deixa ainda mais ineficientes. Como lidar quando sentimos que não estamos dando conta do trabalho?

Veja abaixo quinze ações práticas para eliminar ou reduzir a sobrecarga de trabalho.

01. Avalie se os recursos (humanos, tecnológicos e materiais) disponíveis são suficientes e adequados para as metas propostas no tempo proposto. Caso seja necessário, ajuste as metas, recursos e prazos.

02. Avalie se os recursos disponíveis estão sendo efetivamente utilizados com a devida eficácia e eficiência. Caso não estejam, tome providências corretivas.

03. Procure continuamente aperfeiçoar a capacitação dos funcionários no uso da nova tecnologia de informação e nos novos processos e sistemas.

04. Identifique as práticas e procedimentos que não condizem mais com a nova realidade da empresa e elimine-as. (Normalmente o passado desnecessário e inútil está presente nas nossas atuais práticas e procedimentos)

05. Simplifique formulários, relatórios e os sistemas de planejamento e controle.

06. Faça uma lista das situações e problemas repetitivos e rotineiros e estabeleça diretrizes e procedimentos padronizados para ação.

07. Amplie o grau de autonomia de seus funcionários, habilitando-os a tomarem decisões e ações nas suas áreas de atuação, reduzindo a necessidade de recorrer a você, isto é, dê-lhes "empowerment".

08. Encoraje e desenvolva melhor a comunicação e cooperação em toda a empresa. Estimule cada um a ajudar um ao outro e a se sentir responsável pelo resultado coletivo.

09. Desenvolva a proatividade (tomar iniciativa, assumir responsabilidades) a polivalência e a flexibilidade em cada um dos seus funcionários.

10. Mantenha suas metas e suas prioridades sempre em foco e controle os prazos e os pendentes.

11. Planeje o seu dia na véspera e avalie no final do dia o que fez e como poderia ter feito de forma melhor, mais simples e mais rápido.

12. Decida e aja mais rapidamente, evitando acúmulo de papéis e de pendentes na sua estação de trabalho. Mantenha a qualidade suficiente e necessária, sem o perfeccionismo que não agrega valor e só desperdiça tempo.

13. Procure melhorar sempre a sua motivação e autodisciplina.

14. Procure ver a sobrecarga como seu melhor mestre, e veja em cada obstáculo e dificuldade uma grande oportunidade de aprendizagem, de auto-aperfeiçoamento e superação.

15. Questione-se, freqüentemente: "Estou dando o tempo certo às coisas verdadeiramente importantes?"

Pausa para Reflexão: Quais as três práticas que poderão me ajudar a utilizar melhor os meus recursos e economizar esforços, tempo e energia?

Fonte: Capítulo 38 do Material de Leitura e Exercícios distribuído no Curso da TIMING "Administração do Tempo, Produtividade Pessoal e Eficácia no Trabalho", por Boris R. Drizin.