Você já precisou de um telefone importante e não se lembrou onde anotou? Já demorou a encontrar um relatório ou documento solicitado pelo seu chefe a ponto de te deixar impaciente? Já procurou desesperadamente por um arquivo importante no computador e não lembrou onde e como gravou? Já ficou irritado por não conseguir lidar com a quantidade de papel que chega diariamente a sua mesa? Já perdeu os arquivos no computador por não efetuar backup? Pois é, esses são alguns sintomas da desorganização.

Muitas pessoas são organizadas por natureza, suas mesas são impecáveis, quase não possuem papel em cima delas. Consegue organizar seus arquivos em ordem alfabética, os horários das reuniões são religiosamente respeitados, sua pontualidade é britânica e os mais impressionantes estão sempre serenos – pelo menos não será a bagunça que vai tirá-las do sério.

Os desorganizados acreditam que se nasce organizado, e se você não teve esse privilegio, estará condenado a viver o resto da vida estressado pela falta de organização. Realmente há pessoas mais organizadas e outras nem tanto, mais é uma inverdade que o desorganizado não pode aprender a organizar-se. Quando se fala em organização, devemos lembrar que não existem receitas infalíveis, mas o desenvolvimento de um método adequado a cada um. A organização é um conjunto de hábitos e métodos, que podem melhorar muito o desempenho profissional.

A falta de organização prejudica a produtividade, acumula trabalho, atrasa tarefas e cria muita indecisão. Quando se é organizado, conseguimos fazer tudo o que queremos, com economia de energia e de tempo. Alem do mais, o trabalho torna-se mais tranqüilo e você escolhe o rumo que quer dar a sua vida.

O sucesso de um sistema de organização pessoal não deve se limitar a “receita pronta”, pois as pessoas são diferentes, possuem fatores comportamentais que podem facilitar ou prejudicar a forma de trabalhar. Um método eficaz para organização pessoal deve estimular as pessoas a partirem de si mesmas, ao invés de seguirem um sistema padronizado. Há pessoas que lidam muito bem com a padronização e outras definitivamente não se dão bem com elas. Selecionamos algumas dicas muito simples e praticas para você acabar com a desorganização e gerar mais produtividade no seu dia-a-dia. Isto é, se for o seu caso.

01. Começando agora – arrumando a mesa e as gavetas

Algumas pessoas têm medo de descartar coisas que possam fazer falta no futuro, enchendo a mesa e as gavetas de inutilidades. Se você não faz uma arrumação há muito tempo, separe os seus documentos em três pilhas:

• Ação imediata: documentos que precisam ser solucionados hoje;

• Ação posterior: papeis que devem ser resolvidos em uma semana;

• Nenhuma ação: arquivo ou lixo.

Faça uma revisão periódica de seus documentos, sempre considerando o fator tempo. Deixar passar uma ação imediata pode trazer sérios prejuízos pessoais e organizacionais.

02. Organizando o local de trabalho

Administrar de forma eficiente o local de trabalho não significa necessariamente torná-lo livre da papelada, mas de fato, torná-lo pratico e funcional. Livros, revistas e arquivos ficam mais bem acomodados em estantes. Se for possível, elimine da mesa tudo que não está utilizando.

03. Arquivo e estantes

Adote um critério para catalogar arquivos e livros, ordenando por assunto ou alfabética. Isso vai ajudar bastante na hora que precisar fazer uma pesquisa.

04. Anotações

Evite anotações em pequenos papéis, reduzindo as chances de extravio. Se sua agenda não possui um espaço para “registros diários”, mantenha um bloco com espiral ou caderno para suas anotações cotidianas, como telefones, recados, idéias, etc.

05. Fluxo de papéis

Se você não tem secretária, anote sempre a data de recebimento de um documento. Mantenha uma “pilha” de entrada, outra para casos em andamento, outra para arquivo e uma de saída. Selecione os papéis em andamento e esvazie as caixas pelo menos uma vez por semana.

06. Correspondência

Determine um horário diariamente para verificar a correspondência, e pergunte-se “qual a providencia a ser tomada”. Se não há nenhuma, jogue no lixo. Evite o duplo manuseio.

07. Gerencie suas tarefas

Faça uma lista das tarefas, dividindo-as em urgentes e importantes. Estabeleça qual a prioridade de cada uma e determine uma data de conclusão. Se você trabalha com computador, a Microsoft Outlook é uma excelente ferramenta, caso contrário uma folha de papel ajuda bastante. O importante é deixar suas tarefas sempre à vista. Após iniciar uma tarefa, por mais desagradável que seja, vá até o fim e lembre-se de marcar as tarefas já concluídas.

08. Lixo

Não tenha dó de jogar inutilidades fora. É menos estressante manter a mesa limpa e a lixeira cheia.

09. Planejando o seu dia

Dedique pelo menos quinze minutos no final da tarde ou no inicio da manhã para planejar e organizar o novo dia de trabalho. É mais simples adotar uma disciplina diária do que perder horas arrumando uma bagunça acumulada.

10. Agendando suas atividades

A agenda é um instrumento fundamental para planejar e gerenciar suas atividades diárias. Ela pode ser eletrônica (computador, palm, etc.) ou papel. Escolha a que for mais confortável e adequada ao seu estilo pessoal. Mas cuidado para não ser excessivamente rígido com sua agenda, “sobrecarregando” seu dia. Deixe brechas para interrupções inesperadas, um café com o chefe ou conversas informais com colegas. Assim, quando elas ocorrerem, não serão consideradas interrupções.

11. Não se afobe com a bagunça

Manter a calma é fundamental. Afobar-se com a bagunça só gera ansiedade e mais estresse.

Fonte: Portal Administradores, por Carlos Legal