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Atualmente sofremos com a "falta de tempo" e acreditamos que a tecnologia (Internet, computadores pessoais, eletrodomésticos etc.) tornarão a nossa vida melhor e mais produtiva.

Isso não corresponde à realidade, já que muitas vezes nos tornamos escravos da tecnologia. As informações a seguir ajudam a reduzir o desperdício de tempo.

Princípios básicos

Podemos dividir a racionalização do tempo em quatro princípios básicos:

1. Princípio do objetivo: priorizar as atividades a serem feitas e separar determinado tempo para realizá-las.

2. Princípio da concentração: centralizar as suas forças no que está realizando no momento, não se distraindo com outras preocupações.

3. Princípio da proteção: assegurar que o tempo determinado para executar a tarefa não será interrompido.

4. Princípio do controle: não ultrapassar muito o tempo pré-determinado para realizar essa tarefa.

Interferências externas e internas que prejudicam o processo

  •  Muita desorganização (mesa cheia, objetos guardados em locais inadequados etc.)
  •  Indecisão e não finalização de tarefas começadas.
  •  Sociabilidade excessiva e inabilidade em dizer não.
  •  Mau uso do telefone.
  •  Mau uso das reuniões. Encontros tornam-se improdutivos e desgastantes.
  •  Alteração constante de ordens - em caso de chefia - ou prioridades estabelecidas.
  •  Sobrecarga de trabalho.

Dicas para "economizar tempo"

  •  Manter uma lista - ou agenda - priorizando as tarefas diárias. Ela deve conter dados sobre pessoas que deverão ser procuradas durante o dia.
  •  Definir objetivos e resultados do dia.
  •  Procurar cumprir as prioridades estabelecidas.
  •  Realizar tarefas, se possível, em ordem decrescente de importância.
  •  Procurar fazer as coisas uma vez só.

Principios benefícios

  •  O trabalho fica mais rentável.
  •  Os profissionais trabalham com mais disposição.
  •  O resultado final do trabalho é muito melhor.

Uso do tempo - lista de verificação

Alguns fatores, como os listados abaixo, atuam como "devoradores de tempo":

  •  Objetivos indefinidos
  •  Informações inadequadas a respeito do que deve ser feito
  •  Adiamento de decisões
  •  Procrastinação
  •  Não lhe informarem se você fez ou não a coisa certa
  •  Trabalho de rotina
  •  Excesso de leitura
  •  Interrupções
  •  O telefone
  •  Não planejar o uso do tempo
  •  Reuniões
  •  Incompetência do pessoal com quem trabalha
  •  Não delegar
  •  Falta de autodisciplina
  •  Visitas
  •  Treinamento de equipe nova
  •  Não estabelecer prioridades
  •  Não dispor de quem o ajude
  •  Correspondência sem importância (publicidade etc.)
  •  Ocupar-se de coisas externas (sem ligação com o trabalho)
  •  Arquivo mal organizado
  •  Cansaço
  •  Responder questionários
  •  Formalidades sociais
  •  Falta de concentração
  •  Intervalos (para cafezinho e outros)
  •  Informações ininteligíveis
  •  Não ter quem o (a) secretarie
  •  Burocracia
  •  Excesso de dedicação a projetos de sua preferência
  •  Tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo
  •  Perda de controle (por supervisionar funcionários demais)
  •  Desrespeito à sua autoridade (ignorarem-lhe as decisões)
  •  Não conseguir dizer não
  •  Falta de ânimo
  •  Erros
  •  Superestimar-se (achando que pode fazer mais do que é possível)
  •  Problemas dos empregados
  •  Não conseguir escutar os outros ou não ser escutado por eles
  •  Atender assuntos urgentes, preterindo os importantes
  •  Responsabilidades confusas
  •  Falta de motivação da equipe
  •  Falta de coordenação
  •  Ficar à espera de decisões
  •  Deficiência no acompanhamento e revisão de tarefas
  •  Ocupar-se mais dos problemas que das oportunidades
  •  Outros

Muitas vezes, pequenas ações corretivas no nosso dia-a-dia são suficientes para aproveitarmos melhor o tempo na nossa vida profissional e pessoal.

Fonte: Matthias Rembert Reinold
Especialista em gestão pela qualidade total (T.Q.C.)

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